Faktury korygujące – nowe zasady

Korekta VAT po uzgodnieniu warunków: jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i wystawiasz faktury korygujące lub otrzymujesz faktury korygujące – Ciebie też to dotyczy.

Poprzedni stan prawny
Sprzedawca miał prawo do skorygowania VAT należnego zgodnie z wystawioną fakturą po uzyskaniu potwierdzenia jej otrzymania przez nabywcę. Zwykle sprowadzało się to do otrzymaniu kopii faktury z podpisem nabywcy lub posiadania zwrotnego potwierdzenia nadania przesyłki listowej. Dotychczas warunkiem obniżania podstawy opodatkowania na podstawie takich faktur korygujących było najczęściej uzyskanie potwierdzenia ich otrzymania przez nabywcę.
Nabywca korygował VAT na podstawie otrzymanej faktury w rozliczeniu za okres, w którym tę fakturę korygującą otrzymał.

Nowy stan prawny
Ustawodawca, pod pretekstem ułatwienia dokonywania rozliczeń wystawianych i otrzymywanych faktur korygujących, odszedł od obowiązku uzyskiwania potwierdzenia odebrania korekty przez nabywcę. Jednak zamienił ten obowiązek na inny, który nie został precyzyjnie określony i do dnia dzisiejszego nie zostały opublikowane żadne wytyczne ani wskazówki stosowania nowej regulacji. O czym mowa w ustawie?

Sprzedawca ma prawo do rozliczenia wystawionej faktury korygującej już w okresie rozliczeniowym jej wystawienia bez konieczności uzyskiwania potwierdzeń otrzymania faktur korygujących przez nabywcę. Jest tak, jeżeli na koniec danego okresu rozliczeniowego z posiadanej przez podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki korekty określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a wystawiona faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją. Natomiast w przypadku, gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada takiej dokumentacji, korektę sprzedawca może ująć w deklaracji za ten okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.

Nabywca nie uwzględni już faktury korygującej w dacie otrzymania, ale dopiero w momencie, gdy uzgodnione zostaną warunki korekty i zostaną spełnione. Nabywca w odróżnieniu od sprzedawcy nie musi dokumentować uzgodnienia warunków, ale muszą one być uzgodnione i spełnione, by nabyć uprawnienie do ujęcia faktury korygującej.⁽¹⁾

Jak ma wyglądać uzgodnienie warunków korekty?

Strony transakcji mogą sporządzić dokument na piśmie, zwany na przykład „Uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia”. Sporządzenie takiego dokumentu na piśmie, podpisanego przez obie strony transakcji będzie oczywiście sytuacją wzorcową. W dzisiejszej dobie natomiast, w mojej ocenie, nie ma konieczności tworzenia takiego dokumentu. Wskazane w art. 29a ust. 13 u.p.t.u. „uzgodnienie” równie dobrze może wynikać z korespondencji mailowej stron transakcji.⁽²⁾

Elementem całości uzgodnienia będzie oczywiście w takim przypadku odpowiedź potwierdzająca nabywcy.
Według ustawodawcy wprowadzone zmiany mają na celu ułatwienie rozliczania faktur korygujących, więc forma, w jakiej zostanie dokonane takie uzgodnienie, jest rzekomo dowolna, niemniej jednak sprzedawca powinien posiadać dokumentację potwierdzającą dokonanie takiego uzgodnienia, np. w formie papierowej (podpisane uzgodnienie) lub elektronicznej (wydruk korespondencji e-mail).

Uwaga
Jeszcze do końca roku 2021 faktury korygujące można rozliczać wg zasad uprzednio obowiązujących, pod warunkiem uzgodnienia tego przez sprzedawcę i nabywcę. Wybór taki – aby był skuteczny – musi zostać uzgodniony na piśmie przed wystawieniem pierwszej faktury korygującej w roku 2021. Takie porozumienie musi zostać zawarte z każdym kontrahentem, z którym podatnik chce rozliczać faktury korygujące „po staremu” przed wystawieniem pierwszej faktury korygującej.

¹ T. Krywan, Zasady rozliczania faktur korygujących obniżających
od 1 stycznia 2021 r., LEX/el. 2021.
² https://sip.lex.pl/, LEX/el. 2020.

Krzysztof Fornal – Główny Księgowy w Kancelarii Księgowych Sp. z o.o.
z siedzibą w Strzegomiu.
tel./fax: (74) 649 22 22
e-mail: biuro@kancelariaksiegowych.pl
www.kancelariaksiegowych.pl