Zmiany w prawie pracy zapewniające stosowanie RODO

Z dniem 4 maja 2019 roku weszła w życie ustawa mająca na celu zapewnienie stosowania RODO.
Ustawa zmienia m.in. przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1040) – dalej k.p.

Ustawa zawęża zakres danych, jakich pracodawca może żądać od kandydata na pracownika i od pracownika. Pracodawca od kandydata na pracownika nadal może żądać danych kontaktowych, ale już nie może żądać wskazania adresu zamieszkania czy imion rodziców. Zgodnie z nowo brzmiącą treścią art. 22(1) k.p. pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Przy czym danych osobowych, o których mowa w pkt. 4-6, pracodawca żąda, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Zaś samo udostępnienie tych danych następuje przez oświadczenie osoby kandydata na pracownika.

Gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, pracodawca żąda od kandydata na pracownika lub pracownika informacji o niekaralności (i może te informacje przetwarzać w procesach rekrutacyjnych), np. w odniesieniu do osób ubiegających się o zatrudnienie lub zatrudnionych na niektórych stanowiskach w podmiotach sektora
finansowego.

Z kolei dane szczególnej kategorii (ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, dane biometryczne pozwalające jednoznacznie zidentyfikować osobę fizyczną, lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby) mogą być przetwarzane wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, lecz pracodawca nie może wnioskować o udostępnienie tych danych.

Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring), lecz monitoring nie może już obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Pracodawca, który w dniu wejścia w życie omawianych przepisów stosował monitoring pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie ustawy zobowiązany został do zaprzestania stosowania monitoringu takich pomieszczeń, o czym niezwłocznie informuje zakładową organizację związkową.

Podobnie w przypadku monitoringu pomieszczeń sanitarnych wprowadzone zostały dodatkowe obostrzenia. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Pracodawca, który w dniu wejścia w życie omawianych przepisów stosował monitoring pomieszczeń sanitarnych, został zobowiązany do uzyskania zgody na dalsze stosowanie monitoringu zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie ustawy. W terminie 3 dni od dnia odmowy udzielenia zgody albo od dnia upływu 30-dniowego terminu na jej udzielenie, pracodawca winien zaprzestać stosowania monitoringu takich pomieszczeń, o czym niezwłocznie informuje zakładową organizację związkową albo przedstawicieli pracowników.

Powyżej omówione zmiany to zmiany istotne, wprowadzone do Kodeksu pracy, mające na celu zapewnienie stosowania RODO w polskim prawie pracy. Zatem, dla uniknięcia zarzutu naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, pracodawcy ponownie muszą dostosować swoje procedury i obowiązujące normy do wprowadzonych zmian.