Praca zdalna

W kwietniu 2023 w Kodeksie pracy (KP) uregulowano wykonywanie pracy w trybie zdalnym. Według najnowszych zapisów wdrożenie pracy zdalnej w organizacji dotyczy każdego pracodawcy. Jednak brak wprowadzenia regulacji nie blokuje pracownikowi wnioskowania o pracę zdalną.

Pojawiają się pytania, czy regulacje pracy zdalnej winny być zawarte w Regulaminie. Tak. Generalnie uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej powinny być zawarte w Regulaminie pracy po uzgodnieniu ze związkami zawodowymi. Jeżeli w firmie nie ustanowiono Regulaminu, wówczas zasady pracy zdalnej uzgadnia się w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.

Kodeks pracy wprowadził kilka rodzajów pracy zdalnej.
1) Stała, czyli realizacja pracy poza biurem. Gdy jest taka możliwość, to należy uzgodnić miejsce wykonywania pracy zdalnej – o każdej zmianie miejsca pracy pracodawca musi być poinformowany i wyrazić na to zgodę.
Pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej, chyba że rodzaj lub organizacja pracy na to nie pozwala. Musi powiadomić pracownika o przyczynie odmowy w formie dokumentowej w ciągu 7 dni. Co ważne pracodawca musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną pracownicy w ciąży.
2) Okazjonalna – potocznie nazywana pracą zdalną na żądanie – to sporadyczne wykonywanie pracy zdalnej, gdzie KP przewiduje jedynie 24 dni w roku kalendarzowym na taki rodzaj pracy, czyli klasyczny sporadyczny Home Office.
3) Hybrydowa (naprzemienna), łącząca w sobie oba powyższe przypadki.
Zgodnie z Kodeksem pracy, pracownik jest odpowiedzialny za organizację stanowiska pracy, składa oświadczenie i zobowiązuje się przestrzegania zasad BHP oraz ochrony danych, w tym danych osobowych.

Jakie obowiązki ma pracodawca?
Nowe przepisy nakładają na pracodawcę obowiązki zapewnienia:
- instalacji, serwisu i konserwacji urządzeń służbowych,
- materiałów i narzędzi koniecznych do wykonywania pracy zdalnej,
- pokrycia kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych, w tym za internet,
- pokrycie innych kosztów, które zostały uzgodnione z pracodawcą.
Kodeks pracy reguluje, do kogo kierowana jest sposobność pracy zdalnej. Głównie chodzi tu o: a) rodziców dzieci do 4 roku życia, b) rodziców dzieci z orzeczeniem niepełnosprawności, c) rodziców dzieci o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, d) rodziców dzieci o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu lub nieuleczalnej chorobie.
Kontrola pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Nowe przepisy dają pracodawcy podstawy prawne do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w szczególności w zakresie:
- wykonywania pracy,
- bezpieczeństwa i higieny pracy,
- przestrzegania przepisów w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania danych, w tym danych osobowych.

Kontrola może być przeprowadzona w godzinach pracy pracownika, nie może naruszać jego i domowników prywatności ani utrudniać korzystania w pomieszczeń domowych.

Jednak nie zawsze praca zdalna jest możliwa. Przepisy wskazują prace, które nie mogą być prowadzone w formie zdalnej, są to m.in.:
- prace szczególnie niebezpieczne, w wyniku których przekraczane są normy czynników bezpieczeństwa,
- prace z czynnikami chemicznymi lub biologicznymi stwarzającymi zagrożenie,
- prace powodujące intensywne brudzenie.

Artur Majchrzycki – Inspektor Ochrony Danych, jest ekspertem ds. ochrony danych osobowych. Specjalizuje się w problemach związanych z wdrażaniem przepisów ochrony danych osobowych. Posiada wieloletnie doświadczenie związane z zabezpieczeniami informatycznymi w ochronie danych. Audytor Wewnętrzny Systemów Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodnego z ISO/IEC 27001.
Kontakt do autora:
tel. 501 15 11 15
email: a.majchrzycki@moment24.pl