Vademecum kamieniarza

Poczta elektroniczna (maile) to pokaźny zbiór informacji ważnych, mniej ważnych, strategicznych, wrażliwych, w tym również danych osobowych.

Mimo pokaźnej ilości danych, temat retencji danych w tym obszarze, tj. usuwania danych po określonym czasie, jest lekceważony przez administratorów.

Administrator przetwarzając dane (przechowując maile) do „wielkości skrzynki na serwerze” (póki miejsca starcza) naraża się na:
- brak podstawy prawnej do przetwarzania danych,
- przetwarzanie nieprawidłowych, nieaktualnych danych,
- przetwarzanie danych niegodnie z celem, dla którego zostały zebrane.

Łatwo zauważyć, że aby system ochrony danych w organizacji działał sprawnie i prawidłowo, konieczne jest opracowanie procedur retencji danych, w tym danych znajdujących się na serwerze pocztowym i poczcie elektronicznej.

Jak opanować tysiące maili znajdujących się na poczcie?
Administrator powinien zacząć od zbudowania świadomości wśród pracowników i współpracowników w tym zakresie oraz dbać o przestrzeganie ustalonych terminów wynikających z procedur retencji danych w codziennej pracy.
Przede wszystkim nie przechowuj żadnych niepotrzebnych danych i przeglądaj je regularnie!
• Spróbuj wyrobić sobie nawyk regularnych kontroli wiadomości.
• Przechowuj wiadomości w folderach, co przyczynia się do przechowywania na poczcie jedynie potrzebnych maili, tym samym ograniczając je do niezbędnego minimum.
• Usuwaj nieistotne maile, kopie robocze, wiadomości zawierające nieaktualne dane.
• Jeżeli korzystasz z Outlooka, używaj funkcji automatycznego usuwania e-maili.

Nie ma złotej reguły, którą można by było rekomendować administratorom w zakresie retencji danych. Jak widać, konieczne jest posiadanie odpowiednich procedur, zbudowanie świadomości wśród pracowników, aby wiedzieli jak ważna jest okresowa weryfikacja wiadomości.

Można zapytać, czy istnieje lista, która zawierałaby informacje jak długo przetrzymywać jakie maile. Nie powstały żadne wytyczne w tej materii. Można się jedynie oprzeć na brytyjskim orzecznictwie, wg. którego wszystkie dane przechowuje się przez tak długi czas, na jaki pozwalają przepisy. Stworzono listę kategorii wiadomości mającą ponad 20 stron.

Należy jednak do problemu podejść zdroworozsądkowo i działania dostosować do wielkości przedsiębiorstwa. Najlepszą i pierwszą zasadą jest fizyczne rozdzielenie wiadomości prywatnych od służbowych i umieszczenie ich w odpowiednio oznaczonych folderach programu pocztowego. Podstawą do takiego działania mogą być regulacje wewnętrzne np. polityki bezpieczeństwa czy procedury.

Warto pamiętać, że administrator może mieć wgląd do korespondencji służbowej, ale nie ma prawa wglądu w prywatne treści wiadomości. Jednak co ma zrobić, jeżeli pracownik, kończąc współpracę z firmą, zostawia w skrzynce swoje prywatne wiadomości? Do prywatnych wiadomości należą m.in: spersonalizowane maile reklamowe, powiadomienia z banków (wyciągi z kont) czy powiadomienia ze sklepów internetowych (status przesyłki, lista zakupowa), a nawet wiadomości stricte medyczne, np. powiadomienie o wizycie lekarskiej, czy nawet zwykła wymiana informacji dotycząca spotkania imieninowego.

W większych organizacjach, aby uprościć życie administratora, stosuje się w procedurach zapisy o zakazie używania poczty służbowej do celów prywatnych.
Administrator, który nie dopilnuje odpowiednich regulacji, naraża się na konsekwencje finansowe. Pierwsze kary za tego typu działania zostały już nałożone na podmioty we Włoszech.

Co powinna zawierać procedura retencji danych?
Procedura to swoisty przewodnik dla pracowników. Ważne, aby pracownicy używający na co dzień poczty elektronicznej od początku mieli świadomość odpowiednich nawyków i potrafili używać narzędzi, które często wbudowane są w programy pocztowe. Istotne jest, aby prawidłowo administrować załącznikami w mailach. Często załączniki nie są przenoszone do np. folderu klienta. Takie działanie może być niebezpieczne, gdy administrator ustawi odgórnie reguły usuwania wiadomości. Narazimy się tym samym na utratę ważnych dokumentów.
Pamiętaj, retencja danych to ważna kwestia i duże wyzwanie dla administratorów, które musi być podjęte. Znane są przypadki ukarania podmiotów, które przechowywały maile po ustaniu podstaw prawnych.

Artur Majchrzycki – Inspektor Ochrony Danych, jest ekspertem ds. ochrony danych osobowych. Specjalizuje się w problemach związanych z wdrażaniem przepisów ochrony danych osobowych. Posiada wieloletnie doświadczenie związane z zabezpieczeniami informatycznymi w ochronie danych. Audytor Wewnętrzny Systemów Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodnego z ISO/IEC 27001.
Kontakt do autora:
tel. 501 15 11 15
email: a.majchrzycki@moment24.pl

Naprawa lub odnowienie posadzki kamiennej, zwłaszcza starej, to proces wieloetapowy. W każdym przypadku może też przebiegać inaczej. Wszystko zależy od posadzki – jej stanu, rodzaju zastosowanego kamienia i efektu, jakiego oczekuje zamawiający. Jednak pewne czynności w każdym przypadku są takie same.

Pierwszym krokiem ku renowacji kamiennej posadzki jest naprawa ubytków w powierzchni kamienia. Wbrew pozorom sprawa jest prostsza, jeżeli mamy do czynienia z fantazyjnym, wielobarwnym kamieniem. Komplikuje się, kiedy powierzchnia wymagająca naprawy jest jednobarwna.
Jednym ze sposobów naprawy uszkodzonej powierzchni jest tzw. „flekowanie”. To czynność polegająca na wycięciu uszkodzonej powierzchni i wstawienie w to miejsce dopasowanego kawałka o takiej samej albo bardzo zbliżonej barwie.

Innym, o wiele prostszym sposobem, jest uzupełnienie ubytku przy pomocy specjalnej szpachli poliestrowej lub epoksydowej. Na rynku dostępnych jest wiele tego typu szpachli w konkretnych barwach oraz transparentnych. Do tego można skorzystać ze specjalnych barwników, które pozwalają na zabarwienie masy dowolnym kolorem w celu uzyskania pożądanego odcienia. Szpachle takie mogą być gęste lub w stanie płynnym. Występują w postaci masy właściwej i dodawanego oddzielnie utwardzacza. Zaznaczyć należy, że w pracy z takimi produktami należy ściśle stosować się do proporcji podawanych przez producenta. W niektórych przypadkach przekroczenie zalecanej dawki może poskutkować zmianą odcienia zastosowanej szpachli. Natomiast zbyt mała ilość spowoduje, że szpachla nie utwardzi się.

Na tym etapie walki o piękno posadzki poddanej renowacji w zasadzie liczą się w Polsce dwie wiodące firmy, które opanowały rynek „szpachlarski”. Oferowane przez nie produkty w stopniu wystarczającym zaspokajają potrzeby firmy zajmującej się pracami renowacyjno-konserwatorskimi.

Ubytek, który ma być uzupełniony przy użyciu szpachli, musi zostać oczyszczony z zanieczyszczeń i elementów słabszych, bądź luźnych, które i tak wykruszyłyby się podczas kolejnego etapu pracy. Oczyszczenie odbywa się za pomocą miniszlifierki zaopatrzonej w odpowiedni frez albo przy użyciu młotka i dłutka. Wszystko w zależności od konkretnej sytuacji.
Przygotowany w ten sposób otwór musi być suchy, aby szpachla wystarczająco mocno uchwyciła się powierzchni kamienia. Przy większych ubytkach szpachlę należy nakładać warstwowo. Po częściowym uzupełnieniu czekamy kilka minut, aż materiał zacznie twardnieć i nakładamy (lub nalewamy) kolejną warstwę do momentu, aż szpachlowana powierzchnia odrobinę wystaje ponad powierzchnię posadzki.

Jest jeszcze jedna, prosta metoda uzupełnienia ubytku. Od kilku lat dostępne są dla kamieniarzy szpachle „na gorąco”. Występują w kilku podstawowych kolorach i służą do uzupełniania niewielkich ubytków w kamieniu. Przydają się w sytuacjach awaryjnych, ale nie nadają się do profesjonalnego użytku. Można je zastosować w miejscach trudno dostępnych, z daleka od ciągów pieszych – np. bezpośrednio przy ścianach, w narożnikach i zaułkach. Szpachli tego typu nie da się wyszlifować i zawsze pozostają porowate. To sprzyja ich brudzeniu się. Żartobliwie można powiedzieć, że ograniczony wybór kolorów nie ma znaczenia, bo po przejściu kilku osób zaprawka i tak zmieni kolor na czarny. Oczywiście nie ma to większego znaczenia przy powierzchni wielobarwnej, kolor nie jest aż tak bardzo istotny. Z powodzeniem można tego typu półśrodek wykorzystać na powierzchniach pionowych: na ścianach, kolumnach, filarach itp.
Szpachlę „na gorąco” należy najpierw rozgrzać do wysokiej temperatury, a następnie uzupełnić nią ubytek. Później zeszlifować. Jeśli nie planujemy szlifu, powierzchnię można wyrównać przy użyciu ostrej skrobaczki.
Czasami, kiedy mamy do czynienia z dużą ilością bardzo małych ubytków w powierzchni posadzki, możemy zalać je żywicą epoksydową. Warto użyć żywicy o dłuższym czasie schnięcia – da nam to czas na spokojne i dokładne rozprowadzenie jej po większej powierzchni. Możemy też posłużyć się środkami na bazie polimeru, który skutecznie zaklei niewielkie otwory w powierzchni.
Powyższe sposoby walki z ubytkami w kamieniu można skutecznie stosować zarówno na powierzchniach marmurowych, jak i granitowych. Nadają się również do naprawy lastryka.

Może zdarzyć się, że niektóre płyty kamienne są ruchome i wymagają ponownego przyklejenia. W tym celu należy je wyjąć, oczyścić powierzchnie i ponownie przykleić. Do klejenia możemy użyć wielu środków, w tym tej samej szpachli, która służy do uzupełniania ubytków. Skutecznie można nią także uzupełnić spoiny między płytami. Dobór środków jest uzależniony od konkretnych warunków, dlatego wymaga to odrobiny doświadczenia i wprawy.

Jeśli odnawiana posadzka ma spoiny między płytami, to przed rozpoczęciem poważniejszych prac renowacyjnych należy je uzupełnić lub wymienić. W tym celu należy usunąć starą spoinę lub jej część, zwłaszcza jeśli jej kondycja jest widocznie nadwyrężona. Możemy skorzystać z miniszlifierki, bruzdownicy lub zwykłego skrobaka do fug. Potem uzupełniamy spoinę, najlepiej masą epoksydową.
Po zakończeniu prac związanych z ubytkami możemy przystąpić do szlifowania powierzchni. Na tym etapie część świeżo uzupełnionych szpachlą ubytków może się ponownie odłupać. Mogą też powstać nowe luki w kamieniu na skutek wykruszenia się słabszych elementów skały. Jeśli więc zachodzi taka konieczność, należy ponownie oczyścić powstałe ubytki i powtórzyć czynności związane z naprawą powierzchni.
Jeśli kamień wykrusza się również w końcowym etapie prac związanych ze szlifowaniem, możemy zastosować szpachlę „na gorąco”. Nie będzie ona wymagała ponownego szlifowania tej części posadzki. Jeśli miejsce wyszczerbienia kamienia nie pozwala na użycie tej metody, musimy zastosować szpachlę epoksydową lub poliestrową i ponownie wyszlifować dany fragment powierzchni.
Tyle tytułem wstępu. Szczegóły i opisy konkretnych przypadków postaram się przybliżyć Państwu w kolejnych artykułach. Opiszę również, jakich środków używać i w jaki sposób je stosować.

Artur Janus, autor tekstu, jest właścicielem firmy Verdekam, która od ponad 20 lat zajmuje się kompleksową renowacją kamienia naturalnego.

Dane kontaktowe:
tel. 503 113 113
artur.janus@verdekam.com.pl
www.verdekam.com.pl

Przełom 2020 i 2021 roku to trudny okres dla importerów z Chin. Ci, którzy realizowali swoje przewozy w tym czasie, na pewno zauważyli zarówno odleglejsze terminy realizacji, jak i dużo wyższe niż wcześniej koszty realizacji. Skąd taka sytuacja?

Święta w Europie
Czas Bożego Narodzenia w Europie to okres wyjątkowo aktywny dla importerów. Aby coś miało szansę znaleźć się pod naszą choinką pod koniec grudnia, już na początku listopada musi być w sklepie. Jeśli ten produkt jest sprowadzany z Chin, zazwyczaj rusza w drogę już na przełomie sierpnia i września. Stąd ten okres roku charakteryzuje się wyższym zainteresowaniem realizacją transportu zza Wielkiego Muru, terminy się wydłużają, a co za tym idzie – ceny często rosną. Nałóżmy na to jeszcze zwiększone zainteresowanie zakupami zdalnymi, spowodowane pandemią, czasowym zamknięciem sklepów i koniecznością utrzymania dystansu społecznego.
Pandemia ma dodatkowy jeszcze wpływ na transport z Chin, gdyż do zwykłego przedświątecznego ruchu doszły większe wolumeny importowanych środków ochrony osobistej.

Chiński Nowy Rok
Wydawać by się mogło, że grudzień stanie się spokojniejszy, skoro większość produktów świątecznych już dotarła do Europy. Tak nie jest, gdyż właśnie w grudniu zaczyna się kolejna gorączka wysyłek transportów z Chin. Tym razem jest to związane z chińskim Nowym Rokiem, który wypada tradycyjnie w drugiej połowie stycznia lub w pierwszej połowie lutego. W 2021 będzie on obchodzony 12 lutego. Chińczycy w tym czasie biorą urlopy i udają się do swoich rodzin. Często jest to jedyny czas w roku, gdy mieszkańcy metropolii mogą spotkać się z bliskimi, mieszkającymi niejednokrotnie w wioskach i miasteczkach oddalonych o tysiące kilometrów. Dlatego choć święto trwa jeden dzień, czas urlopu to często tydzień. Wiedząc o tym, Chińczycy i ich zagraniczni kontrahenci robią wszystko, by przed świętami „wypchnąć” wszystkie transporty w stronę Europy.

Braki w wolumenie kontenerów
W tym roku na corocznie obserwowane zwiększone zainteresowanie importem z Chin nałożyło się jeszcze jedno zjawisko. Otóż na rynku zaczęło brakować kontenerów. Wielu nadawców i obsługujących ich spedytorów ma trudność ze znalezieniem pustych kontenerów, które mogą ruszyć w kierunku Europy. A skoro tak się dzieje – ceny najmu kontenerów poszybowały w górę, bo każdy był gotów zapłacić więcej by móc wyruszyć z towarem. Brak kontenerów to z jednej strony efekt zwiększonego ruchu w transporcie, z drugiej także tego, że eksport w stronę Chin jest niewspółmiernie mały w stosunku do importu i większość kontenerów musiałaby wracać do Chin pusta. To z kolei jest zbędnym kosztem dla przewoźnika. Z drugiej strony więcej niż w zeszłym roku kontenerów używanych jest obecnie w połączeniach między USA a Europą. W efekcie cena za kontener może być obecnie nawet dwukrotnie wyższa niż latem tego roku.
Wiele się dzieje – tak moglibyśmy w skrócie podsumować obecną sytuację dotyczącą importu z Chin. Jeśli rozważają Państwo sprowadzenie kamienia z Chin, warto jak najszybciej skontaktować się ze spedytorem i wspólnie poszukać optymalnego rozwiązania.

Aldona Kucner, autorka tekstu, pracuje w Grupie Real Logistics, która specjalizuje się w obsłudze transportów na trasie Chiny-Europa-Chiny.

Dane kontaktowe:
tel. 71 349 68 18
clo@real-logistics.pl
www.real-logistics.pl

Od 1. października 2020 roku przedsiębiorcy, którzy są podatnikami VAT zamiast deklaracji VAT oraz JPK będą składać jeden nowy plik JPK_VAT, co wydawałoby się uprości rozliczenia z organem podatkowym. Jednak wraz z prowadzeniem nowego JPK ustawodawca wprowadził obowiązek oznaczania wybranych grup towarów i usług (GTU). Tym samym już nie tylko na księgowych, ale również na przedsiębiorców został nałożony obowiązek analizowania i oznaczania wybranych transakcji kodami GTU.

Oznaczania wymagać będą wybrane przez ustawodawcę (najbardziej newralgiczne) obszary obrotu gospodarczego, dzięki czemu fiskus zyska możliwość bardziej wnikliwej analizy tych transakcji.

Oznaczenia GTU dotyczą sprzedaży:
a) napojów alkoholowych (alkoholu etylowego, piwa, wina, napojów fermentowanych i wyrobów pośrednich) – oznaczenie „01”;
b) paliw silnikowych (przy wewnątrz-wspólnotowym nabyciu, których obowiązuje zasada płatności podatku należnego bezpośrednio do urzędu skarbowego) – oznaczenie „02”;
c) oleju opałowego oraz olejów smarowych – oznaczenie „03”;
d) wyrobów tytoniowych, suszu tytoniowego, płynu do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym – oznaczenie „04”;
e) odpadów – oznaczenie „05”;
f) urządzeń elektronicznych oraz części i materiałów do nich – oznaczenie „06”;
g) pojazdów oraz części samochodowych – oznaczenie „07”;
h) metali szlachetnych oraz nieszlachetnych – oznaczenie „08”;
i) leków oraz wyrobów medycznych – produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych, objętych obowiązkiem zgłoszenia na podstawie Prawa farmaceutycznego – oznaczenie „09”;
j) budynków, budowli i gruntów – oznaczenie „10”;
k) usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych – oznaczenie „11”;
l) usług o charakterze niematerialnym, tj. usług doradczych, księgowych, prawnych, zarządczych, szkoleniowych, marketingowych, firm centralnych (head offices), reklamowych, badania rynku i opinii publicznej oraz w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych – oznaczenie „12”;
m) usług transportowych i gospodarki magazynowej – oznaczenie „13”.

Oznaczeniu podlegają zarówno faktury dla firm krajowych, jak i zagranicznych, a także dla osób fizycznych, w tym również faktury do paragonów, ale nie oznacza się paragonów. Nie ma znaczenia również, czy przedmiotem sprzedaży są towary nowe czy używane, ani też czy mamy do czynienia z refakturą. Nie należy jednak oznaczać symbolem GTU towarów i usług, które mają charakter pomocniczy dla świadczenia głównego.

Przykład
Części samochodowe są objęte obowiązkiem oznaczania GTU_07, ale usługi mechaniki samochodowej nie. Jeśli zatem mechanik samochodowy wystawi fakturę za usługę, do której wykorzystał części, choćby wymienił te części na fakturze obok usługi – takiej faktury nie należy oznaczać symbolem GTU, ponieważ przedmiotem dostawy jest usługa naprawy pojazdu, a dostawa części jest jedynie elementem pomocniczym.

To jednak nie wszystko…

Poza obowiązkiem raportowania w nowym JPK_VAT wskazanych grup towarów i usług (GTU), podatnicy zostali również zobowiązani do oznaczania niektórych transakcji. Oznaczanie procedur poza fakturami sprzedaży może dotyczyć również faktur zakupu. Chodzi tu m.in. o oznaczanie transakcji objętych obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności, sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju, faktur wystawianych do paragonów, transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi i inne.
Wprawdzie zmianie nie uległy przepisy dotyczące sposobu wystawiania faktur, ale wskazane zmiany będą wymagać ścisłej współpracy przedsiębiorców (podatników VAT) z księgowymi, ponieważ ci drudzy na podstawie wystawianych faktur w wielu przypadkach nie będą potrafili precyzyjnie określić, czy dana transakcja wymaga któregoś z w/w oznaczeń. Bardzo często podatnicy wystawiając faktury posługują się skrótami myślowymi, używają sformułowań „zgodnie z umową”, itp. Natomiast zastosowanie niewłaściwego oznaczenia lub niesporządzenie stosownej korekty w określonym terminie może skutkować nałożeniem na podatnika kary administracyjnej w wysokości 500 zł lub wyższej.
Dlatego tak ważne jest, aby każdy przedsiębiorca uświadomił sobie, że bez jego zaangażowania rzetelne realizowanie tego obowiązku może być utrudnione.

Gdy w Polsce padają kolejne rekordy zachorowań na koronawirusa, tematem dnia staje się kwestia, czy pracodawca może wysłać pracownika na test. Zdaniem prawników – tak, bo zrobienie testu jest jednym ze środków związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy. Tymczasem według Urzędu Ochrony Danych Osobowych nawet zgoda pracownika budzi wątpliwości.

Na chwilę obecną brak jednak podstaw do badania pracowników pod kątem COVID-19 – nakazywanie przez pracodawcę wykonania testu przez pracownika może być zbyt daleko idącą ingerencją w prawa pracownika.
Pracodawca, który ma wątpliwości co do stanu zdrowia danego pracownika, może skierować go na badanie do lekarza medycyny pracy lub lekarza rodzinnego (sytuacja prawna jest dynamiczna) i dopiero ten lekarz powinien – jeżeli uzna to za zasadne – zainicjować postępowanie.
Pracodawca może zawiadomić Państwowego Inspektora Sanitarnego o potencjalnym ryzyku choroby u danego pracownika, co może doprowadzić do zainicjowania weryfikacji stanu zdrowia takiej osoby.
Dlatego, jeżeli pracodawca ma możliwość odizolowania osoby, co do której stanu zdrowia ma wątpliwości, od pozostałych pracowników, to z tej możliwości powinien skorzystać, przy czym w takim przypadku należy ważyć ryzyko wystąpienia zarzutu nierównego traktowania pracownika, co do którego istnieje tylko podejrzenie pracodawcy o nosicielstwie COVID.

Pracodawca zawsze może też delegować go do pracy w domu, czyli pracy zdalnej, przy czym należy pamiętać, że aktualnie wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy, i pozwala na to rodzaj pracy. To jest zawsze kwestia wyważenia ryzyka przez pracodawcę. Gdybyśmy mieli jasne wytyczne w tym zakresie, to wtedy kierowanie na testy nie budziłoby wątpliwości, a bez tych wytycznych nie jest to wcale takie oczywiste.

Należałoby zwrócić uwagę na fakt, że pracownik musi przychodzić do pracy zdrowy – z kolei pracodawca odpowiada za BHP. Podstawą nieobecności w pracy pracownika jest stan zdrowia niepozwalający na wykonywanie pracy. I stan ten może być też podstawą do niedopuszczenia pracownika do wykonywania pracy przez pracodawcę i odesłania takiego pracownika do lekarza. Wyjściem z sytuacji może być skierowanie pracownika na pracę zdalną, w trakcie której może zrobić test, czekać na jego wynik, a potem – w zależności od wyniku – nawet przebywać w domowej izolacji.

Pracodawca ma prawo skierować pracownika na badania, jeżeli ma podejrzenia co do jego stanu zdrowia, ale jedyne co powinno go interesować, to wynik końcowy: czyli to, czy pracownik jest zdolny lub niezdolny do wykonywania pracy. Pracodawca nie powinien mieć natomiast dostępu do samych wyników.

Kiedy pracodawca organizuje i finansuje zakup oraz przeprowadzenie testów na obecność koronawirusa może wywierać nacisk na pracowników, ponieważ poniósł koszty związane z zakupem i przeprowadzeniem testów – wskazuje Urząd Ochrony Danych Osobowych. Dlatego też podstawa legalizująca przetwarzanie przez pracodawcę danych o stanie zdrowia pracownika oparta jedynie na przesłance zgody budzi wątpliwości organu nadzorczego z punktu widzenia przepisów nie tylko RODO, ale także przepisów prawa pracy. To służby sanitarne, a nie pracodawcy, powinny wskazywać kierunki podejmowanych działań – przypomina organ.