Vademecum kamieniarza

Jak już wiemy z poprzedniego numeru Kuriera, epitafium i nekrolog są pojęciami, których nie należy stosować wymiennie, jako że oznaczają dwie odrębne rzeczy. Zainteresowanych epitafiami odsyłamy do wspomnianego artykułu, tymczasem w niniejszym tekście zajmiemy się nekrologami.

Podobnie jak epitafium, termin nekrolog wywodzi się z greki i składa się z dwóch członów: nekros, czyli zmarły, oraz logos - słowo. Mówiąc krótko, nekrolog to po prostu publiczna informacja o czyjejś śmierci, która zawiera pewne charakterystyczne elementy, takie jak imię i nazwisko zmarłego, data oraz miejsce zgonu, informacje o uroczystościach pogrzebowych, a także symbole lub wyrażenia identyfikujące przynależność wyznaniową nieboszczyka. Na przykład znak krzyża lub skrót śp. (o którym zresztą napisałem odrębny artykuł w jednym z poprzednich numerów Kuriera Kamieniarskiego).
Idąc tym tropem: czy wywieszony na przykościelnym słupie ogłoszeniowym afisz zawiadamiający o śmierci jednego z parafian to nekrolog? Teoretycznie tak, choć nie do końca. Wyjaśnijmy.

Technicznie rzecz ujmując, nekrolog to nazwa gatunku prasowego, który powstał na początku XIX wieku i rozpowszechnił się w jego drugiej połowie. Zazwyczaj przybiera postać notatki prasowej lub krótkiego artykułu, ale równie dobrze może się ukazać się w radiu lub telewizji. Struktura nekrologu nie jest ściśle sformalizowana, dlatego jego długość, a także szczegółowość oraz forma podanych informacji, może się różnić. Warto jednak zaznaczyć, iż nekrolog jest zawsze tekstem informacyjnym, a nie publicystycznym.

Wspomniany wcześniej afisz pełni identyczną funkcję, co nekrolog zamieszczony w gazecie. W zasadzie zawiera też te same informacje. Jednak ze względu na to, iż nie został umieszczony w mediach, tylko wywieszony w miejscu publicznym w formie plakatu, najlepiej będzie nazwać go klepsydrą. Różnica między tymi dwoma pojęciami jest na tyle niewyraźna, że często stosowane są wymiennie. Możemy przecież klepsydrę zamieścić w formie cyfrowej na internetowym portalu informacyjnym. Czy to jeszcze klepsydra, czy już nekrolog?

Podsumowując, nekrolog to gatunek prasowy informujący o czyjejś śmierci oraz towarzyszących jej uroczystościach pogrzebowych, natomiast klepsydra to afisz wywieszany na słupach ogłoszeniowych lub murach domów, który pełni tę samą funkcję co nekrolog. Pamiętajmy, aby słowa nekrolog nie używać w odniesieniu do inskrypcji nagrobnych – te pojęcia nie są w żadnym wypadku równoznaczne.

O błędach w interpretacji przepisów RODO napisano już bardzo dużo. Wydawać się może, że informacji o takich absurdach jest znacznie więcej niż o samym RODO. Natomiast nagminne nagłaśnianie owych absurdów w mediach wskazywane jest jako przyczyna dużej niechęci do przepisów o ochronie danych osobowych.

Na czym głównie polegają te błędy?

Nagminnym i poważnym problemem jest gromadzenie zgód na przetwarzanie danych – to swoista „zgodoza”, która obejmuje zbieranie zgód we wszystkich, bądź niemal wszystkich, celach. Strach przed karami wzbudził wśród administratorów danych przekonanie, że najważniejszą ze wszystkich przesłanek przetwarzania danych jest uzyskanie zgody.

I tak tytułem przykładu, zakład pogrzebowy zbiera zgody na przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją pogrzebu. Zakład kamieniarski zbiera zgody na przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją umowy o wykonanie konkretnych prac kamieniarskich. Uczelnie wyższe pobierają zgody na przetwarzanie danych osobowych studentów przed rozpoczęciem roku akademickiego. W aplikacjach o pracę żąda się wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata. Hitem natomiast jest uzależnianie wystawienia faktury, dla osoby fizycznej, od wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Wszystkie te działania nie wymagają uzyskania zgód na przetwarzanie danych, ponieważ są skutkiem realizacji działań wynikających z innych podstaw prawnych.

Wymienione sytuacje to tylko przykłady i można byłoby podawać kolejne bez końca. Ale skupmy się na konsekwencjach zbierania zgód.

Przede wszystkim wyrażenie zgody jest oświadczeniem woli, a więc zawsze można zgodę wycofać – informacja o możliwości wycofania zgody powinna zostać ujęta w odpowiedniej klauzuli informacyjnej – to skutkuje nietrwałością takiej zgody. Uzyskując zgodę na przetwarzanie danych osobowych do wystawienia faktury i informując o prawie do wycofania tej zgody administrator przekazuje więc informację nieprawdziwą.

Załóżmy hipotetyczną sytuację: klient wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu wystawienia faktury i chwilę po wystawieniu faktury tę zgodę wycofuje. Co ma zrobić wystawca faktury? Faktura musi być wystawiona i przechowywana przez odpowiedni okres, ale na fakturze znajdują się dane, na przetwarzanie których wystawca zgody nie ma. Dlatego do wystawienia faktury, która jest wymagana innymi przepisami prawa, nie trzeba mieć zgody na przetwarzanie danych osobowych.

W bardzo trudnej sytuacji znalazłaby się uczelnia, która pobrała zgodę na przetwarzanie danych osobowych od kandydata na studenta, gdyby zgoda owa zostałaby odwołana przez przyszłego studenta w momencie, gdy pomyślnie przeszedł proces rekrutacji. Dlatego nabór do placówek kształcenia nie wymaga udzielania zgody na przetwarzanie danych osobowych i jest to przy okazji uregulowane w przepisach oświatowych.

O przetwarzaniu danych osobowych osób zmarłych wspominałem już w poprzednim artykule: ich dane nie podlegają ochronie z tytułu RODO. Dane osób zamawiających usługę, które będą wymienione na zamówieniu usługi, umowie dotyczącej ceremonii i na fakturze nie wymagają uzyskania zgody, jeśli są przetwarzane wyłącznie na potrzeby zamówionej usługi. Podobnie jest z zamówieniami i umowami dotyczącymi prac kamieniarskich – czy będzie to podłoga, blat, łazienka czy nagrobek nie ma potrzeby uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów realizacji tego zamówienia (umowy) i jej rozliczenia (faktury). Warunek jest oczywiście taki, że dane zostały zebrane tylko w tym celu – w celu realizacji umowy. Chcąc zachować dane klienta w celu informowania go o nowych produktach, promocjach czy telefonowania w celach innych niż związane z umową, należy zgodę uzyskać.

Nie ma również potrzeby uzyskiwania zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydatów na pracowników. Jednak dotyczy to tylko sytuacji, gdy firma prowadzi rekrutację pracowników, np. publikując w mediach ogłoszenie o rekrutacji na konkretne stanowisko pracy. Dodatkowym obostrzeniem jest fakt, że po skończonej rekrutacji dokumenty złożone przez kandydatów powinny być zniszczone lub zwrócone kandydatom – dane pracownika przyjętego do pracy są przetwarzane w innych celach, a w przypadku osób nieprzyjętych do pracy zakończenie rekrutacji niweluje cel, w jakim dane zostały pobrane i przetwarzane.

Dopuszczalne jest przechowywanie danych zebranych w procesie rekrutacji przez okres 3 lat w przypadku uzasadnionego podejrzenia żądania roszczenia ze strony kandydata, gdy może dojść do podważenia decyzji o wyborze konkretnej osoby na dane stanowisko – zakres kompetencji wynikający z przedstawionych dokumentów i będący podstawą do wyboru zatrudnionego pracownika będzie dowodem w ewentualnej sprawie sądowej, jaką może wnieść osoba, która uzna, że jej podanie o prace zostało niesłusznie odrzucone.

Tak na marginesie: wiele zgód wyrażanych na dokumentach aplikacyjnych potencjalnych pracowników powołuje się na nieaktualne już przepisy ustawy dotyczącej ochrony danych osobowych z 1997 roku. Dlatego jeśli już chcemy gromadzić takie CV „na wszelki wypadek”, to zadbajmy o to, by zgody były wyrażone w powołaniu na właściwe przepisy.

Gromadzenie i przetwarzanie danych może być wykonywane tylko w jasno określonym celu. Gdy cel ten ustaje, przetwarzanie danych powinno zostać zakończone (dane powinny zostać skasowane). Dane, które zostały powierzone na potrzeby realizacji umowy, muszą być skasowane po zakończeniu realizacji tej umowy. Okres przetwarzania może być przedłużony o czas obowiązywania gwarancji, rękojmi lub dochodzenia roszczeń.

Kiedy jednak podejmujemy decyzję o pobraniu zgody na przetwarzanie danych osobowych warto pamiętać o jeszcze jednym fakcie. Gromadzenie danych mimo cofnięcia zgody jest dopuszczalne, o ile dojdziemy do wniosku, że podstawą przetwarzania danych osobowych jest inna przesłanka legalizująca ich gromadzenie. Jednak z zasady przesłanka ta musi być wskazana już w momencie pobierania danych, bo w przeciwnym przypadku możliwe jest przyjęcie, że dane gromadzone były z naruszeniem art. 13 ust. 2 lit. b RODO, który nakłada obowiązek poinformowania o prawie do usunięcia danych. I w tym momencie dochodzimy do wniosku, że praca wykonana w związku ze zbieraniem zgód – choćby w przytoczonych wyżej przykładach – została wykonana niepotrzebnie, a czas i energia temu poświęcone zmarnowane.

Pamiętajmy więc: w większości przypadków przetwarzanie danych osobowych odbywa się w oparciu o obowiązek wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub w zakresie niezbędnym do realizacji umów. Oznacza to, że uzyskanie zgody na ich przetwarzanie nie w każdym przypadku jest konieczne.

Słowo „epitafium” wywodzi się z języka greckiego (epitaphios) i można je przetłumaczyć dosłownie jako „nad grobem”. Termin ten odnosi się nie tylko do inskrypcji nagrobnych, ale też wszelkich utworów (również muzycznych) skomponowanych w celu upamiętnienia zmarłej osoby.

Genezy epitafium jako formy literackiej należy szukać w odległej starożytności, a dokładniej około piątego wieku przed naszą erą w Atenach. Greckie epitafia były krótkimi utworami zazwyczaj pisanymi dwuwierszem. Wiele z nich przetrwało do dziś jako znane sentencje, jak choćby epitafium upamiętniające króla Leonidasa oraz jego żołnierzy: „Przechodniu, powiedz Sparcie, iż wierni jej prawom tutaj spoczywamy”. W powszechnym użyciu są też epitafia rzymskie, takie jak „Sit tibi terra levis” (Niech ci ziemia lekką będzie).

Co ciekawe, równolegle z poważnymi i podniosłymi tekstami opiewającymi dokonania znamienitych osobistości powstawały epitafia o charakterze humorystycznym tudzież satyrycznym, tak jak to pochodzące z piątego wieku przed Chrystusem: „Tu spocząłem – Brotachos Kreteńczyk. Przybyłem z Girtyny. Ale nie po to przybyłem – lecz po towar.” Pojawiały się także autoepitafia, czyli utwory pisane jeszcze za życia danej osoby, i to przez nią samą! Współczesnym przykładem autoepitafium jest wiersz pt. „Nagrobek” autorstwa Wisławy Szymborskiej.
Termin epitafium może też odnosić się do tablicy pamiątkowej z inskrypcją upamiętniającą zmarłą osobistość. Tego typu epitafia często są wmurowane w ściany kościołów i oprócz samego tekstu mogą również zawierać płaskorzeźby lub inne zdobienia. Dobrym przykładem takiego dzieła będzie epitafium Kallimacha w Kościele Świętej Trójcy w Krakowie wykonane z brązu przez Wita Stwosza.
Współcześnie mianem epitafium możemy określić dowolną inskrypcję nagrobną. Nie musi być pisana dwuwierszem ani szczególnie oryginalna. Popularne są takie sentencje jak „Kochany mąż i ojciec” lub „Pokój jej duszy”. W tym kontekście nawet łacińskie frazy (Non omnis moriar) czy też skróty (RIP) mogą być potraktowane jako epitafia.
Nie należy jednak mylić epitafium z nekrologiem. Choć terminy te są czasem stosowane wymiennie, nekrolog oznacza po prostu publiczną informację o czyjejś śmierci oraz uroczystościach pogrzebowych. Ale o tym w następnym numerze.

foto: Epitafium Filipa Kallimacha
źródło: pl.wikipedia.org

Ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia zatorów płatniczych (Dz. U. poz. 1649) – na wzór ulgi na złe długi w VAT – wprowadza ulgę na złe długi do ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej u.p.d.o.f. oraz do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 2 i 3 ustawy zmieniającej).

Ustawodawca konieczność wprowadzenia omawianej regulacji uzasadnia potrzebą poprawy otoczenia prawnego, w jakim funkcjonują strony transakcji handlowych, w celu ograniczenia zatorów płatniczych.

Celem tych zmian jest skrócenie terminów zapłaty (eliminacja nadużywania swobody zawierania umów na niekorzyść wierzyciela) oraz zwiększenie dyscypliny płatniczej w obrocie gospodarczym, a przez to zwiększenie ochrony małych przedsiębiorców, których pozycja w kontaktach handlowych z przedsiębiorcami nie posiadającymi takiego statusu jest wyraźnie słabsza.

W ramach ulgi na złe długi przedsiębiorcy (wierzycielowi) będzie przysługiwać prawo do zmniejszenia podstawy obliczenia podatku o zaliczaną do przychodów należnych wartość wierzytelności o zapłatę świadczenia pieniężnego (wynagrodzenia za dostawę towaru lub wykonanie usługi w transakcji handlowej, w związku z wykonywaną przez strony działalnością). Dotyczy to wierzytelności która nie została uregulowana lub zbyta.

Zmniejszenia dokonuje się w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym upłynęło 90 dni od dnia upływu terminu zapłaty określonego na fakturze (rachunku) lub w umowie. W przypadku wykazania straty na rozliczeniu rocznym wierzyciel będzie mógł ją powiększyć o nieuregulowaną wierzytelność. Okres 90 dni, o którym mowa powyżej, liczy się od pierwszego dnia następującego po określonym na fakturze (rachunku) lub w umowie upływie terminu do uregulowania zobowiązania.

W przypadku zmniejszenia podstawy opodatkowania, jeżeli wartość zmniejszenia jest wyższa od tej podstawy, zmniejszenia podstawy obliczenia podatku o nieodliczoną wartość dokonuje się w kolejnych latach podatkowych, nie dłużej jednak niż przez okres 3 lat, licząc od końca roku podatkowego, za który powstało prawo do zmniejszenia. Zmniejszenia podstawy obliczenia podatku w kolejnych latach dokonuje się, jeżeli wierzytelność nie została uregulowana lub zbyta.

Dla zastosowania omawianej ulgi spełnione muszą być łączenia następujące warunki:
1) dłużnik na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego dzień złożenia zeznania podatkowego nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji;
2) od daty wystawienia faktury (rachunku) lub zawarcia umowy dokumentującej wierzytelność nie upłynęły 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została wystawiona faktura (rachunek) lub została zawarta umowa, a w przypadku gdy rok kalendarzowy, w którym wystawiono fakturę (rachunek), jest inny niż rok kalendarzowy, w którym zawarto umowę - gdy nie upłynęły 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego późniejszej z tych czynności;
3) transakcja handlowa zawarta jest w ramach działalności wierzyciela oraz działalności dłużnika, z których dochody podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Należy jednak zwrócić uwagę, że w przypadku wierzyciela mamy do czynienia z prawem do skorzystania z ulgi na złe długi, zaś dłużnik będzie zobligowany do jej stosowania. Zatem dłużnik jest zobowiązany do zwiększenia podstawy opodatkowania lub zmniejszenia straty ze swojej działalności o nieuregulowaną należność – czyli o zaliczaną do kosztów uzyskania przychodów wartość zobowiązania do zapłaty świadczenia pieniężnego, które nie zostało uregulowane. Zmniejszenia dokonuje się w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym upłynęło 90 dni od dnia upływu terminu zapłaty określonego na fakturze (rachunku) lub w umowie.

Z kolei w przypadku, gdy po roku, za który skorzystano z ulgi na złe długi:
• wierzytelność zostanie uregulowana lub zbyta – podatnik zwiększa podstawę obliczenia podatku lub zmniejsza stratę w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym zobowiązanie zostało uregulowane, odpowiednio o wartość kwot uprzednio skorygowanych; jeżeli kwota straty jest mniejsza od kwoty ją zmniejszającej, różnica zwiększa podstawę obliczenia podatku;
• zobowiązanie zostanie uregulowane – podatnik zmniejsza podstawę obliczenia podatku lub zwiększa stratę w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym zobowiązanie zostało uregulowane; jeżeli wartość zmniejszenia podstawy obliczenia podatku jest wyższa od tej podstawy, zmniejszenia podstawy obliczenia podatku o nieodliczoną wartość dokonuje się w kolejnych latach podatkowych, nie dłużej jednak niż przez okres 3 lat, licząc od końca roku podatkowego, za który powstało prawo do zmniejszenia.

Na koniec należy również dodać, że w podatku dochodowym od osób fizycznych „ulga na złe długi” będzie stosowana w odniesieniu do transakcji handlowych, w przypadku których termin zapłaty upływa po 31.12.2019 r., a w podatku dochodowym od osób prawnych, podatnicy których rok podatkowy jest inny niż rok kalendarzowy i rozpocznie się przed 1.01.2020 r., zasady stosowania „ulgi na złe długi” mają zastosowanie począwszy od roku podatkowego rozpoczynającego się po 31.12.2019 r., w odniesieniu do transakcji handlowych, w przypadku których termin zapłaty upływa po 31.12.2019 r.

Ulga na złe długi w podatkach dochodowych to zmiana, którą przede wszystkim docenią podatnicy mający nierzadko do czynienia z przedsiębiorcami nieterminowo regulującymi swoje zobowiązania, bowiem możliwość obniżenia zobowiązań podatkowych od wierzytelności mocno przeterminowanych powinna mieć pozytywny wpływ na kondycję finansową właśnie tych podatników.

Jednym z uprawnień osób, których dane dotyczą, jest prawo do bycia zapomnianym. Uprawnienie to sprowadza się do możliwości żądania, aby administrator danych niezwłocznie usunął dane osobowe. W takiej sytuacji administrator musi je usunąć, jeśli zachodzi jedna z okoliczności wskazanych w art. 17 ust. 1 RODO, czyli np. gdy dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane.

Przepisy nie precyzują, w jakiej formie powinno zwrócić się do administratora z żądaniem usunięcia danych. Dlatego należy przyjąć, że forma ta jest dowolna: pismo wysłane listem lub wiadomość email. W każdym przypadku administrator zobowiązany jest ustalić, czy na podstawie posiadanych przez siebie informacji jest w stanie ustalić tożsamość osoby, która wystąpiła z żądaniem. W razie niemożności zweryfikowania tożsamości osoby żądającej usunięcia danych, administrator może zażądać dodatkowych informacji w celu ich weryfikacji.

Dla potwierdzenia tożsamości wystarczającym może być e-mail zawierający podpisane żądanie (np. w sytuacji, gdy e-mail wysłany został ze znanego administratorowi adresu) albo gdy podpis na dokumencie żądania jest zgodny z podpisem znajdującym się na dokumentach wcześniej składanych przez stronę.

Co zrobić z wnioskiem o usunięcie danych?

Gdy wpłynie do administratora żądanie usunięcia danych, należy wykonać czynność techniczną w postaci usunięcia wskazanych we wniosku danych. Przepisy RODO nie nakazują administratorowi potwierdzania, że doszło do usunięcia danych osobowych. Ze względu na zasadę rozliczalności i uprawnienia podmiotów danych administrator powinien rozważyć pozostawienie w dokumentacji żądania, ale jednocześnie podjąć czynności prowadzących do zminimalizowania zawartych w nich danych osobowych.

Do powyższego obowiązku RODO przewiduje kilka wyjątków, wśród których należy wymienić przede wszystkim prawny obowiązek dalszego przetwarzania danych (np. na mocy ustawy o rachunkowości, ordynacji podatkowej) oraz sytuacje związane z ustaleniem, dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami (np. w razie sporu sądowego). Pamiętać należy, że te same dane osobowe mogą być przetwarzane przez różne okresy – np. równocześnie przez 3 lata i przez 5 lat. W takim przypadku należy usunąć je lub zniszczyć dopiero po upływie najdłuższego z okresów.

Administrator, w przypadku wcześniejszego upublicznienia danych osobowych – np. na stronie internetowej – ma również obowiązek zgłosić żądanie pozostałym administratorom, którzy przetwarzają dane osoby, która zgłosiła żądanie usunięcia swoich danych. W rozporządzeniu jednak znajduje się zapis, który określa, że czynność ta powinna zostać wykonana jedynie w przypadku, kiedy jej przeprowadzenie nie będzie wymagało nadmiernych środków technicznych oraz kosztów.

Uwaga! Bezprawne usunięcie (choćby przypadkowe) danych osobowych jest naruszeniem ich ochrony, dlatego obowiązkiem jest zapewnienie ich bezpiecznego przechowywania. W przeciwnym wypadku narażamy się na ewentualne kary.
W przypadku, kiedy administrator ustali, że wniosek o usunięcie danych osobowych jest bezzasadny, może on odmówić jego rozpatrzenia informując wnioskującego o tym fakcie wraz z uzasadnieniem.

Przetwarzając dane osobowe, prędzej czy później staniemy przed koniecznością ich usunięcia. Warto zatem zawczasu przygotować się na takie działanie, a w razie potrzeby nawiązać współpracę z profesjonalnymi podmiotami zajmującymi się utylizacją nośników, na których dane są przechowywane.
Ważne, aby zrobić to bez presji czasu, z uwzględnieniem wszystkich dających się przewidzieć okoliczności. Dodatkowe koszty są w tym wypadku nieuniknione, lecz bezpieczeństwo i profesjonalizm działalności są warte tego, by je ponieść.

Przydatne:
Również od internetowych wyszukiwarek można żądać usunięcia danych osobowych.
Na przykład: aby dokonać tego w Google można skorzystać ze strony
support.google.com/
/legal/troubleshooter/1114905
lub wpisać do wyszukiwarki frazę: „usuwanie treści z Google”.