Vademecum kamieniarza

W poprzednim numerze Kuriera Kamieniarskiego opisywałam import kamienia z Azji. Wskazywałam na trudności związane z organizacją takiego przewozu. W tym odcinku chciałabym zająć się kwestiami odpraw celnych.

Import towarów zza granicy wiąże się z obowiązkiem dokonania odprawy celnej. Taką odprawę zaleca się przekazać wyspecjalizowanym instytucjom, jakimi są agencje celne. Agencja celna jest swego rodzaju pośrednikiem pomiędzy przedsiębiorcą a Urzędem Celnym. Jej zadaniem jest formalne przeprowadzenie odprawy celnej, w tym: przygotowanie dokumentów, obliczenie stawek, dokonanie zgłoszenia celnego. Z uwagi na to, że cały proces jest zdigitalizowany, nie ma konieczności – jak niegdyś – poszukiwania agencji celnej po sąsiedzku. Najważniejsze, by upewnić się, że osoba, która nas obsługuje, jest do tego uprawniona. Każdy agent celny ma swój numer i jest wpisany na listę agentów celnych (https://puesc.gov.pl/seap_pdr_extimpl/slowniki/4016)

Jak przebiega procedura celna?
Firma, która chce po raz pierwszy sprowadzić towar zza granicy, musi posiadać numer EORI. Powinna wystąpić do Krajowej Administracji Skarbowej z wnioskiem o nadanie takiego numeru. Procedura nadania trwa obecnie około siedmiu dni. Numer, podobnie jak NIP czy REGON, nadawany jest jednorazowo i służy wszystkim kolejnym odprawom celnym. Jest on niezbędny, by móc podpisać upoważnienie z agencją celną.

Kolejnym krokiem jest właśnie podpisanie z wybraną agencją celną upoważnienia do reprezentowania przez nią danego przedsiębiorstwa wobec Urzędu Celnego. Upoważnienie takie musi być dostarczone do Urzędu Celnego w oryginale, co oznacza, że należy je podpisać i wysłać do wybranej agencji celnej pocztą lub dostarczyć osobiście. Należy to zrobić zanim importowany towar dotrze do Polski. Najlepiej, by podpisane upoważnienie dotarło do agencji celnej co najmniej na tydzień przed tym terminem.
Zarejestrowane, wymienione wyżej upoważnienie, daje agencji celnej zielone światło do odprawy towaru. Do przeprowadzenia odprawy celnej kamienia wymagane są następujące dokumenty handlowe:

• faktura
• packing list
• list przewozowy
• faktura za transport (gdy pokrywa go importer).

W standardowej procedurze celnej dokumentem potwierdzającym dokonanie odprawy celnej i dopuszczenie towaru do obrotu jest komunikat elektroniczny ZC299. Aby otrzymać komunikat, importer musi dokonać przelewu za należności celno-podatkowe lub skorzystać z zabezpieczenia agencji celnej. Cała procedura może trwać kilka godzin.
W przypadku zastosowania procedury uproszczonej odprawa celna trwa najczęściej kilkadziesiąt minut. Taką operację mogą przeprowadzić wybrane agencje celne – takie, które posiadają pozwolenie AEO i pozwolenie na stosowanie odpraw celnych w procedurze uproszczonej.

O czym należy pamiętać?
Importując niektóre towary, możemy napotkać pewne ograniczenia. Występują one na przykład przy przewozie granitu. Firma importująca granit musi do agencji celnej złożyć oświadczenie, że sprowadzany kamień nie jest odpadem w rozumieniu tzw. „Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Europy w sprawie przemieszczenia odpadów”.

Firmy, które chciałyby skorzystać z możliwości odroczenia płatności VAT w imporcie ^1*, powinny złożyć oświadczenia o niezaleganiu z podatkami i płatnościami na rzecz ZUS oraz oświadczenie o byciu czynnym podatnikiem VAT. Import wiąże się z koniecznością odprowadzenia opłaty celnej. Każdy rodzaj kamienia ma inną pozycję taryfową. Cło na import na przykład granitu wynosi obecnie 0%.

Oficjalne taryfy celne można sprawdzić na stronach Krajowej Administracji Skarbowej https://ext-isztar4.mf.gov.pl/taryfa_celna/.
Sprowadzanie kamienia zza granicy to nie tylko wyzwanie logistyczne, ale i konieczność dopilnowania wielu procedur. Warto powierzyć je doświadczonym agentom celnym oraz stosować się do ich zaleceń i narzucanych terminów.

^1* z zastosowaniem art. 33a Ustawy o podatku od towarów i usług

Aldona Kucner, autorka tekstu, pracuje w Grupie Real Logistics, której częścią jest agencja celna RL Customs Broker, zatrudniająca agentów celnych z dwudziestoletnim doświadczeniem.
Dane kontaktowe:
tel. 71 349 68 18
clo@real-logistics.pl
www.real-logistics.pl

Polska jest liczącym się producentem kamienia – szczególnie granitu – oraz sprowadza wiele tego rodzaju surowca także z zagranicy. Rozwój połączeń transportowych sprawił, że możemy nie tylko sprowadzać kamień z innych krajów Europy, ale także coraz częściej szukamy dostawców na innych kontynentach. Do Polski trafiają m.in. marmury i granity z Chin, Indii, Turcji czy Tajlandii.

Chcąc sprowadzać surowiec z tak odległych obszarów, warto szczególną uwagę zwrócić na jego logistykę, gdyż często jest ona kluczowym elementem cenotwórczym. Warto też powierzyć swój ładunek doświadczonemu spedytorowi, który będzie umiał dobrać optymalne rozwiązania dla tego nietypowego rodzaju transportu.
Niekwestionowanym liderem eksportu kamienia na świecie są Chiny. Co warto wiedzieć przed sprowadzeniem kamienia z Chin?

• W procesie transportu bierze udział kilka podmiotów. Są to m.in. spedytor, czyli organizator całego procesu, właściciel kontenera stanowiącego „opakowanie” dla przewożonego ładunku, depot kontenerowy, agencja celna itd.

• Przewóz taki odbywa się zazwyczaj drogą morską lub kolejową (tzw. Nowym Jedwabnym Szlakiem). Punkt wyjścia – port morski lub terminal kolejowy – wybierany jest w zależności od miejsca, z którego pozyskiwany jest kamień. Chodzi o optymalizację czasu i kosztów transportu zarówno na terenie samych Chin, jak i potem – w kierunku Europy. Nie zawsze zatem będzie to port lub terminal położony najbliższej producenta.

• Kamień przewożony jest w kontenerach otwartych od góry (tzw. open top) lub rzadziej w standardowych. Nie wszyscy spedytorzy jednak chcą przewozić kamień z uwagi na duże ryzyko uszkodzenia kontenera. Właściciele kontenerów, podejmując taką decyzję,
biorą pod uwagę m.in. wiarygodność spedytorów obsługujących przewozy oraz sposób załadunku kamienia do kontenera. W przypadku kontaktu z nieznanym spedytorem lub bezpośrednio z importerem, właściciel kontenera może odmówić współpracy. Wiele zależy też od wagi samego ładunku oraz od tego, czy kamień przewożony jest jako pojedynczy blok. W przypadku pojedynczego ciężkiego bloku wyzwaniem jest takie ułożenie go w kontenerze, by zapobiec przeważeniu w trakcie transportu. Nie wszystkie platformy kolejowe zgodzą się na pobranie takiego ładunku.

• Planowanie w czasie. Transport kamienia z Chin zajmie ok. 16-18 dni drogą kolejową i ok. 28-30 dni drogą morską. Prócz czasu samego przewozu trzeba będzie jeszcze doliczyć czas dostawy do portu/terminala wyjściowego, czas potrzebny na załadunek, a po osiągnięciu portu/terminala docelowego także czas wyładunku i odwozu drogowego. Aby ładunek wyjechał jak najszybciej i o wybranym czasie, należy dopełnić wielu formalności. Dlatego tak ważne jest korzystanie z profesjonalnych spedytorów, którzy dopilnują, by transport nie został wstrzymany na skutek na przykład błędów w dokumentacji.

W kolejnych odcinkach serii przybliżę Państwu dalsze niuanse związane z importem kamienia. Omówię czynniki wpływające na cenę transportu, procedury celne oraz najczęściej popełniane błędy w tego rodzaju przewozach.

Aldona Kucner, autorka tekstu, pracuje w firmie Real Logistics specjalizującej się w organizacji frachtu morskiego i kolejowego na trasie Chiny-Europa-Chiny.

Dane kontaktowe:
tel. 71 349 68 18
info@real-logistics.pl
www.real-logistics.pl

Zestawienie porcelanek. Od lewej: wypukła, cienka, standardowa. Można zaobserwować różnice w kształcie oraz kolorze.

Zdjęcia nagrobkowe, odkąd pojawiły się na rynku, są niezmiennie popularną formą upamiętnienia osób zmarłych. Już pod koniec XIX wieku wykonywane były pierwsze czarno-białe fotoceramiki. Z czasem porcelanki zaczęły nabierać kolorów. Już w 1995 roku w Polsce powstała pierwsza pełnokolorowa fotografia ceramiczna wykorzystująca ówcześnie nowoczesną technikę cromalinowych wydruków próbnych. Z czasem coraz popularniejsze zaczęły stawać się zdjęcia nagrobkowe na szkle. Obrazy wtapiane w kryształ prosty bądź fazowany, ciągle zyskują na popularności.

Rozwój technologii ciągle otwiera przed nami nowe możliwości, które w branży fotografii nagrobkowej są chętnie testowane. Niesłabnące zainteresowanie uwiecznianiem wizerunku osoby zmarłej na pomniku sprzyja szukaniu nowych, ciekawych rozwiązań. Z czasem jednak niektóre nowoczesne formy przedstawienia naszych bliskich ustępują tym już sprawdzonym, wiecznotrwałym i klasycznym rozwiązaniom.

Umieszczając na pomniku zdjęcie naszego bliskiego, który odszedł z tego świata, pozwalamy na podtrzymanie jego pamięci, możemy pokazać młodym pokoleniom, kogo odwiedzają. Kiedy po kilkunastu latach od odejścia naszego bliskiego odwiedzamy grób z naszymi dziećmi, czy wnukami, dużo łatwiej jest nam wytłumaczyć im, kogo tutaj wspominamy. Zdjęcie nagrobkowe przymocowane do płyty pomnika sprawia, że tworzy się bardziej osobista więź z osobą zmarłą. Obecna technologia pozwala na otrzymanie zdjęć w świetnej jakości, które przetrwają wszystkie warunki pogodowe.

Słońce, deszcz, mróz, czy śnieg nie są w stanie zniszczyć fotografii nagrobkowej, a specjalistyczny silikon czy taśma montażowa gwarantują, że porcelanka, czy kryształ nie odpadną.
Wszystkie fotoporcelanki powinny być całkowicie odporne na warunki atmosferyczne. Jest to możliwe tylko przy użyciu nieorganicznych farb ceramicznych wtapianych w szkliwo oraz z wykorzystaniem ceramiki o nasiąkliwości poniżej 1%, aby zagwarantowana była mrozoodporność.

Jakie formy przedstawienia wizerunku osoby zmarłej są obecnie dostępne na rynku?
Przede wszystkim wyróżniamy produkty porcelanowe, szklane oraz grawery w pomniku. Te materiały zostały przez lata sprawdzone i uznane jako najtrwalsze i najpewniejsze, szczególnie w polskich warunkach atmosferycznych.
Czym różnią się dostępne rozwiązania i jakim klientom warto je zaoferować?

Od lewej: porcelanka cienka, wypukła oraz standardowa z wykorzystaniem tego samego zdjęcia. Widać różnice w kolorach, miękkości postaci oraz zniekształcenie sferyczne

Fotoceramika wypukła

Zbliżenie na fotoceramikę wypukłą. Można zaobserwować zniekształcenie sferyczne oraz miękkość rysów twarzy.

Porcelanki wypukłe są produkowane w Polsce tradycyjną metodą wylewania płynnej porcelany do form gipsowych. Nie mają one dokładnego, stałego wymiaru, ponieważ wielokrotnie używane formy gipsowe zużywają się i zmieniają swoją wielkość. Przy porcelankach wypukłych delikatna rozbieżność wymiarów jest rzeczą naturalną – należy wziąć to pod uwagę ,decydując się na zamówienie właśnie tego produktu.
Porcelanki te wykończone są twardszą warstwą szkliwa, która sprawia, że zdjęcia nabierają niepowtarzalnego charakteru oraz efektu lekkiego zmiękczenia postaci.

Takie porcelanki najczęściej wykorzystywane są na starszych pomnikach poddawanych renowacji, na których wymieniane są tylko wybrane zdjęcia. Wypukłe porcelanki stosuje się głównie ze względu na swoje wizualne podobieństwo do starych, dobrze zachowanych porcelanek – nie odbiegają od nich kształtem i grubością.

Ponadto kolor porcelanek wypukłych bardziej przypomina starsze, lekko kremowe płytki. Nie jest to wadą płytek wypukłych, a ich charakterystyczną cechą. Choć niektórym osobom cieplejsze zabarwienie płytek wypukłych może nie przypaść do gustu, dla wielu osób to właśnie w odcieniu kryje się cały urok tego rodzaju fotoceramiki.

Fotoceramika standardowa

Zbliżenie na fotoceramikę standardową. Rysy twarzy są wyraźniejsze niż na porcelance wypukłej. Nie występuje zniekształcenie sferyczne.

Porcelanki standardowe produkowane są nowoczesnymi technologiami z wykorzystaniem form prasowanych. Są nieco cieńsze i bardziej płaskie od płytek wypukłych.
Sposób produkcji standardowych porcelanek gwarantuje powtarzalność płytek oraz to, iż wymiary zostaną zachowane. W przypadku tego produktu nie ma mowy o niepewnym kształcie czy rozmiarze. Kolory i linie zdjęć na porcelankach standardowych są wyraźniejsze niż na porcelankach wypukłych. Sama płytka standardowa jest bielsza od porcelanki wypukłej, a więc efekt końcowy fotoceramiki będzie się różnił również pod tym względem.

Płaskie porcelanki gwarantują lepsze odwzorowanie fotografii, ponieważ nie występuje na nich zniekształcenie sferyczne. Porcelanki standardowe przypadną do gustu większości klientów. Jest to najbardziej klasyczne rozwiązanie, które pasuje do większości nagrobków.

Fotoceramika cienka

Zbliżenie na fotoceramikę cienką.

Porcelanki cienkie to najnowszy produkt dostępny na rynku fotografii nagrobkowej. Są wykonane z bardzo trwałej porcelany technicznej.
Ta nowość pozwala na jeszcze większą dowolność w aranżacji pomnika ze względu na minimalną grubość zdjęcia. Pomimo tego, że porcelanki te mają zaledwie 1 mm grubości, nie prześwituje przez nie nawet ciemna powierzchnia pomnika. Cienkie porcelanki wpasują się w estetykę wielu klientów, szczególnie polecane są na nagrobki o nieco bardziej nowoczesnym charakterze.

Fotoceramika cienka z profilu.

Zdjęcie na szkle/krysztale

Fotografia uwieczniona na szklanej płytce stała się w ostatnich latach bardzo popularna. Firmy zajmujące się produkcją fotografii nagrobkowej notują niezmienny wzrost zainteresowania tego rodzaju produktami. Początkowo bardzo popularne kryształy fazowane powoli ustępują kryształom prostym, które są nieco bardziej nowoczesne w swojej formie.
W przypadku zdjęć na szkle farby ceramiczne wypalają się w nieco inny sposób niż na ceramice, przez co fotokryształy często charakteryzują się mniej nasyconymi barwami. Pomimo tej różnicy w nasyceniu, prawidłowo wykonane zdjęcia na szkle będą równie trwałe jak zdjęcia na porcelanie. Warto jednak zwrócić uwagę na doświadczenie producenta w trosce o jakość produktu. Fotokryształy znajdują swoich zwolenników zarówno wśród klientów o bardziej klasycznym guście, jak i tych, którzy wolą nowoczesne rozwiązania.

Fotoceramika 3D i zdjęcia konturowe

W ubiegłych latach zdjęcia 3D oraz zdjęcia konturowe wzbudzały zainteresowanie ze względu na ich unikalny wygląd oraz dopasowanie produktu do konkretnej fotografii. Fotografia tego rodzaju polega na uwypukleniu wybranych fragmentów (zazwyczaj całe popiersie) na porcelanie. Niestety nie jest możliwe dokładne odwzorowanie krawędzi postaci (szczególnie włosów). Zdjęcie 3D, oglądane pod kątem, często wygląda nienaturalnie. Należy o tym pamiętać decydując się na fotoceramikę 3D, która jest nawet kilkukrotnie droższa od standardowej. Zdjęcia konturowe mogą być jednak interesujące dla klientów oczekujących niestandardowych rozwiązań.

Grawer

Alternatywnym rozwiązaniem, które proponuje rynek fotografii nagrobkowej, są portrety grawerowane bezpośrednio na płycie pomnika lub na oddzielnej płytce doklejonej do nagrobka. Takie rozwiązanie jest dość popularne w przypadku grawerowanych wizerunków świętych oraz elementów ozdobnych. Czasami wykorzystuje się tę technikę także do uwiecznienia portretu osoby zmarłej. Obrazy grawerowane są często traktowane jako swego rodzaju dzieło sztuki, szczególnie jeśli mówimy o grawerach ręcznych.

W ramach tarczy antykryzysowej mikroprzedsiębiorcy mogli skorzystać ze zwolnienia z opłacania składek ZUS za miesiące marzec, kwiecień i maj 2020 r. za siebie i za osoby zatrudniane.

Zgodnie z obowiązującym art. 31zo ust. 1 ustawy w sprawie COVID-191), na wniosek płatnika składek zwalnia się go z obowiązku opłacania nieopłaconych należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, na ubezpieczenie zdrowotne, na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych lub Fundusz Emerytur Pomostowych, należne za okres od dnia 1 marca 2020 r. do dnia 31 maja 2020 r., wykazanych w deklaracjach rozliczeniowych złożonych za ten okres, jeżeli był zgłoszony jako płatnik składek:
1. przed dniem 1 lutego 2020 r. i na dzień 29 lutego 2020 r.,
2. w okresie od dnia 1 lutego 2020 r. do dnia 29 lutego 2020 r. i na dzień 31 marca 2020 r.,
3. w okresie od dnia 1 marca 2020 r. do dnia 31 marca 2020 r. i na dzień 30 kwietnia 2020 r.
4. zgłosił do ubezpieczeń społecznych mniej niż 10 ubezpieczonych.

Z kolei przedsiębiorca opłacający składki wyłącznie na własne ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne (samozatrudniony) mógł skorzystać ze zwolnienia z opłacania składek za ten sam okres, jeżeli prowadził działalność przed dniem 1 kwietnia 2020 r. i przychód z tej działalności nie był wyższy niż 300% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia brutto w gospodarce narodowej w 2020 r., tj. nieco ponad 15.000 zł (zob. art. 31zo ust. 2 ustawy w sprawie COVID-19). Ponadto od kwietnia, tj. w przypadku składek za kwiecień i maj 2020 r. przedsiębiorca mógł skorzystać ze zwolnienia ze składek za te miesiące, jeżeli jego przychód przekroczył 15.681 zł, ale jego dochód nie przekroczył 7.000 zł.

Podczas konsultacji telefonicznych pracownicy infolinii ZUS potwierdzili wielokrotnie, że zwolnienie z opłacania składek przysługuje, m.in.:
• przedsiębiorcy, który odprowadza składki wyłącznie za siebie, o ile jego przychody nie przekraczają określonego limitu, niezależnie czy odprowadza za siebie wyłącznie składkę zdrowotną czy społeczną i zdrowotną,
• przedsiębiorcy i osobie z nim współpracującą, już bez względu na wysokość uzyskiwanych przychodów; w tym przypadku również nie miało mieć znaczenia jakim ubezpieczeniom podlegają osoby ubezpieczone (tylko zdrowotnemu czy również ubezpieczeniom społecznym),
• przedsiębiorcy, który zatrudnia osoby wyłącznie na podstawie umowy zlecenia, nawet jeśli zleceniobiorcy podlegają wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu (gdy poza zleceniem posiadają, np. umowę o pracę z wynagrodzeniem nie niższym niż minimalne), itd.

Stosownie do treści wskazanych przepisów ze 100% zwolnienia ze składek ZUS skorzystać mógł przedsiębiorca, który opłaca składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne za siebie i np. za 4 zleceniobiorców, którzy podlegają wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu tego zlecenia. W tymprzykładzie nie mamy do czynienie z samozatrudnionym, ponieważ ów przedsiębiorca nie opłaca składek wyłącznie za siebie, a więc przedmiotowe zwolnienie powinno przysługiwać dla 100% składek bez względu na uzyskiwane przychody. Także pracownicy infolinii ZUS wielokrotnie nas o tym zapewnili.

W ostatnim czasie okazało się jednak, że z niezrozumiałych dla nikogo powodów, ZUS zmienił swoje stanowisko w tej sprawie i wydaje decyzje, z których wynika, że we wskazanym przykładzie zwolnienie przysługuje wyłącznie przedsiębiorcy, ale za swoich zleceniobiorców składki musi zapłacić. W ocenie ZUS, skoro żaden ze zleceniobiorców we wskazanym przykładzie nie podlegał ubezpieczeniom społecznym (nie było co najmniej jednego, który by nim podlegał), to zwolnienie ze składek za ten okres przysługuje wyłącznie ze składek za przedsiębiorcę. Z kolei, jak wskazują eksperci: ZUS wymyślił sobie przepis, którego nie ma w ustawie. Zakład miałby rację, gdyby przepis art. 31zo ust. 1 stanowił, że zwolniony jest ten płatnik, który zgłosił do ubezpieczeń społecznych przynajmniej jedną osobę i mniej niż 10. Jednak przepis o takiej treści nie istnieje, gdyż nie został w takim kształcie nigdy przyjęty przez Sejm. Uchwalony za to został obowiązujący art. 31zo ust. 1 ustawy w sprawie COVID-19 w przywołanym brzmieniu (następnie zresztą znowelizowany), wyraźnie wskazujący na tylko jedną wielkość graniczną.2) Tak częste zmiany stanowiska ZUS powodowały, że musieliśmy złożyć liczne korekty wniosków w sprawie zwolnienia ze składek ZUS, bo nie tylko wyjaśnienia pracowników infolinii ZUS często były wzajemnie sprzeczne, ale i komunikaty oficjalne na stronach ZUS zmieniały się lub przedstawiały inne stanowisko w tej samej sprawie.

Jeśli zgodzić się ze stanowiskiem ZUS, należy zwrócić uwagę no to, że poza oczywistym obowiązkiem – tj. obowiązkiem uiszczenia zaległych składek za marzec, kwiecień i maj 2020 r. – przedsiębiorca dokonując zapłaty składek po terminie zostanie wyłączony z dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, tym samym przez pewien czas tracąc prawo do ewentualnych świadczeń z tego ubezpieczenia, np. zasiłku chorobowego.

W tej sytuacji autor sugeruje zwrócenie się do ZUS z wnioskiem o wyrażenie zgody na opłacenie składki na ubezpieczenie chorobowe po terminie. W takim przypadku przedsiębiorca może również złożyć wniosek do Prezesa ZUS o ponowne rozpatrzenie wniosku o zwolnienie ze składek za ten okres, a ostatecznie złożyć skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego.

Krzysztof Fornal autor tekstu, pracuje na stanowisku Głównego Księgowego w Kancelarii Księgowych Sp. z o.o. z siedzibą w Strzegomiu.
Kontakt do autora:
tel./fax: (74) 649 22 22
e-mail: biuro@kancelariaksiegowych.pl
www.kancelariaksiegowych.pl

Wyobraź sobie, że przychodzi listonosz i swoim zwyczajowym tonem oznajmia: „Polecony. Z Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Proszę podpisać tu, tu i tu.”

Właśnie trzymasz w ręce list z Departamentu Skarg Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W środku pewnie znajdziesz pismo, w którym przeczytasz m.in.:
Zwracam się o ustosunkowanie się do treści skargi [imię i nazwisko skarżącego] oraz złożenie wyjaśnień:
- czy, a jeśli tak, to kiedy, na jakiej podstawie prawnej, z jakiego źródła, w jakim celu i zakresie Pan/Pani jako Przedsiębiorca, pozyskał dane osobowe Skarżącego, w szczególności jego ... [adres e-mail lub numer telefonu lub adres zamieszkania, korespondencyjny].
- czy, a jeśli tak, na jakiej podstawie prawnej, w jakim celu i zakresie Pan jako Przedsiębiorca przetwarza aktualnie oraz na jak długo i na jakiej podstawie prawnej przetwarzać będzie dane Skarżącego, w szczególności ... [j.w.]
- czy, a jeśli tak, to kiedy i w jaki sposób ustosunkował się Pan/Pani do żądania Skarżącego.
- czy dokonał Pan/Pani usunięcia danych osobowych Skarżącego, zaś jeśli nie, to z jakiego powodu i na jakiej podstawie prawnej.

Wyjaśnienia i dowody na ich potwierdzenie (korespondencję pomiędzy Skarżącym a Panem jako Przedsiębiorcą oraz kopie dokumentów, na podstawie których dane osobowe Skarżącego są przetwarzane) należy złożyć w terminie 7 dni od dnia doręczenia niniejszego pisma.

Drodzy czytelnicy! Każdy kto przetwarza dane osobowe np. swoich kontrahentów, jest prawnie zobligowany do ochrony danych osobowych pod groźbą co najmniej kary finansowej. Przepisy dają możliwość każdej osobie do złożenia skargi do UODO na przedsiębiorcę, gdy w jego mniemaniu dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, np. bez zgody. Urząd musi wszcząć postępowanie wyjaśniające i wezwać drugą stronę – przedsiębiorcę – do złożenia wyjaśnień. Prosi także o dowody potwierdzające fakty opisane w wyjaśnieniach oraz o wskazanie podstaw prawnych, które zezwalają na przetwarzanie danych.

Czy jesteście przygotowani na udzielenie odpowiedzi na powyższe pytania, gdy pojawi się taka konieczność? Sprawdźcie się i swoje systemy informatyczne (programy pocztowe, CRM itp.) Czy jesteście w stanie w ciągu 7 dni odnaleźć, skompletować konieczną dokumentację i udzielić wyczerpujących wyjaśnień?
Wieloletnie doświadczenie nauczyło, że w zdecydowanej większości podejmujemy działania w sytuacji bezpośredniego zagrożenia lub bardzo wysokiego prawdopodobieństwa realnego zagrożenia. Niestety, ochrona danych osobowych jest spychana na ostatnie miejsca priorytetów, lub łudzimy się, że wyprodukowane przed laty i trzymane w segregatorze dokumenty są wystarczające. Nic bardziej mylnego!

Chciałbym zwrócić Państwa uwagę, że UODO nie interesuje, czy w przedsiębiorstwie w segregatorze na półce jest Polityka, Regulamin czy inne Procedury. Są to dokumenty ważne, jednak mają na celu organizację wewnętrznych podstaw prawnych i organizacyjnych w przedsiębiorstwie. Istotą sprawy jest to, czy do tych podstaw prawnych dostosowane są systemy informatyczne; czy systemy informatyczne w przedsiębiorstwie pozwalają otrzymać informacje, jakie dane są przetwarzane w jakich kategoriach, jak zostały pozyskane, kiedy i czy nadal mamy podstawy do ich przetwarzania. Czy jesteśmy w stanie udowodnić posiadanie zgody na przetwarzanie danych?

Jeżeli macie Państwo wątpliwości, warto poradzić się specjalisty. Nie każdy ból głowy da się wyleczyć tabletką przeciwbólową. Czasami warto odwiedzić lekarza.

Artur Majchrzycki – Inspektor Ochrony Danych, jest ekspertem ds. ochrony danych osobowych. Specjalizuje się w problemach związanych z wdrażaniem przepisów ochrony danych osobowych. Posiada wieloletnie doświadczenie związane z zabezpieczeniami informatycznymi w ochronie danych.
Kontakt do autora:
tel. 501 15 11 15
email: artur.majchrzycki@moment24.pl
www.moment24.pl